6 Tips Manajemen Waktu Yang Efektif

Sebenarnya Anda tidak dapat mengatur waktu, yang bisa Anda atur adalah hal-hal yang harus dan tidak harus Anda lakukan yang tentu saja erat kaitannya dengan waktu. Anda mungkin berharap memiliki lebih banyak waktu, tetapi Anda dan semua orang lain di dunia ini sama-sama hanya memiliki waktu 24 jam setiap hari. Ada banyak orang yang terlihat santai namun mampu melakukan banyak hal dalam waktu 24 jam tersebut namun tidak sedikit juga orang yang terlihat sibuk tapi kurang produktif.

Bagaimana seseorang efektif menggunakan waktu tergantung dari pengetahuan dan keterampilannya mengenai manajemen waktu. Sama seperti uang, waktu itu sangat berharga namun terbatas. Oleh sebab itu waktu harus digunakan secara bijak dan penting bagi Anda untuk mempelajari bagaimana mengatur waktu dengan baik. Berikut enam langkah manajemen waktu yang baik yang perlu Anda ketahui, menguasai beberapa atau semuanya akan membuat Anda menjadi orang yang efektif dalam menggunakan waktu.

1. Ketahui Bagaimana Anda Menggunakan Waktu 

Pertama Anda harus mengetahui untuk kegiatan apa saja waktu seharian Anda gunakan?. Anda bisa memulainya dengan mencatat apa saja yang Anda lakukan setiap satu jam sekali, satu hari sekali atau seminggu sekali misalnya. Periksalah catatan Anda apakah Anda melakukan sesuatu yang memang penting dan perlu dilakukan, tentukan tugas mana yang memerlukan waktu paling lama, kenali waktu ketika Anda paling produktif, dan coba analisa di mana sebagian besar waktu Anda habiskan, apakah untuk pekerjaan, keluarga, hal pribadi, hiburan atau yang lainnya.

Mengidentifikasi tugas mana yang paling banyak menghabiskan waktu dan menentukan apakah Anda menggunakan waktu Anda dalam kegiatan yang paling penting akan membantu Anda untuk menjadi lebih efektif dan menjadi lebih realistis dalam merencanakan dan memperkirakan berapa banyak waktu yang tersedia untuk kegiatan lainnya. Selanjutnya kenapa Anda harus mengetahui waktu paling produktif dalam satu hari?. Itu agar Anda menggunakan waktu tersebut untuk tugas-tugas yang sangat penting dan mendesak.

2. Buat Skala Prioritas 

Mengelola waktu secara efektif mengharuskan Anda membedakan antara apa yang penting dan apa yang mendesak. Tugas yang paling penting biasanya bukan tugas yang paling mendesak. Namun, kita seringkali membiarkan tugas-tugas yang mendesak menguasai kehidupan kita. Anda harus cerdik dalam mengkategorikan tugas-tugas yang harus dikerjakan kedalam empat skala prioritas yaitu :

• Mendesak 
• Tidak Mendesak 
• Penting 
• Tidak Penting

Menulis daftar tugas (sumber : www.earlytorise.com)

Setelah Anda memisahkan tugas-tugas berdasarkan sekala prioritasnya maka yang harus segera Anda lakukan adalah menyelesaikan tugas-tugas yang mendesak. Minimalkan penggunaan waktu untuk sesuatu yang tidak penting agar Anda memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas yang penting. Anda sebaiknya menyelesaikan lebih banyak tugas penting karena jika tidak segera Anda selesaikan, tugas penting tersebut akan menjadi tugas mendesak dan membuat Anda stress. 

Saya sarankan Anda mencatat daftar tugas tersebut dalam ponsel pintar Anda, ada banyak aplikasi to do list yang bisa Anda gunakan dan memiliki fitur untuk memisahkan tugas berdasarkan skala prioritasnya. Dengan memiliki daftar tugas berdasar skala prioritas, Anda akan berfikir dua kali jika tergoda untuk melakukan kegiatan yang mungkin menyenangkan tetapi kurang penting.

3. Delegasikan Tugas Pada Orang Lain 

Memberikan tanggung jawab pekerjaan pada orang lain berarti Anda akan mendapatkan tambahan waktu yang bisa Anda gunakan untuk tugas yang memerlukan lebih banyak energi dan fokus Anda. Untuk melakukannya pertama Anda harus memilih mana kira-kira tugas yang bisa dikerjakan orang lain. Selanjutnya yang paling penting adalah mencari orang yang tepat untuk melakukan tugas tersebut. Mungkin Anda bisa meminta bantuan kepada rekan kerja, bawahan, keluarga ataupun orang lain namun Anda perlu mempertimbangkan orang tersebut berdasarkan kemampuan dan pengalamannya.

Mendelegasikan tugas (sumber : www.oliveblue.com)

Setelah menemukan orang yang tepat Anda harus menjelaskan secara spesifik apa tugas yang harus Dia kerjakan. Jangan lupa untuk meninjau perkembangan tugas tersebut apakah orang tersebut melakukannya dengan baik atau tidak. Berilah hadiah jika orang itu mengerjakannya dengan baik. Jika tidak, Anda bisa memintanya untuk mengerjakannya dengan lebih baik lain kali atau mencari orang lain yang lebih tepat.

4. Stop Kebiasaan Menunda Pekerjaan 

Ada banyak alasan untuk menunda sebuah tugas, namun alasan untuk segera mengerjakannya jauh lebih banyak. Kita sering berpikir bahwa tugas itu menyebalkan dan tidak menyenangkan, jika itu alasan Anda menunda pekerjaan maka Anda perlu membuat pekerjaan tersebut terasa menyenangkan. Jika Anda merasa jenuh dengan tugas yang memerlukan waktu yang lama Anda bisa membaginya kedalam tugas-tugas yang lebih kecil sehingga Anda bisa menyelesaikan tugas itu dalam waktu lebih singkat. Jangan lupa meluangkan waktu rehat untuk sekedar minum kopi atau jalan-jalan agar pikiran Anda kembali fresh.

Stop menunda pekerjaan! (sumber : www.beyondcareersuccess.com)

Anda juga bisa mencoba memvisualisasikan apa yang akan terjadi jika tugas tersebut tidak segera Anda kerjakan, mungkin akan dimarahi oleh bos, penundaan promosi, tidak mendapatkan bonus bulan ini atau hal-hal tidak menyenangkan lainnya. Satu lagi strategi menarik untuk menghentikan kebiasaan menunda adalah dengan memberi diri kita sendiri sebuah hadiah setiap setelah menyelesaikan tugas yang terasa berat, apakah itu makan di restoran favorit, menonton film di bioskop akhir pekan ini atau jalan-jalan ke tempat impian Anda. Baca Juga : Menunda Kesenangan Sesaat

5. Fokus Pada Satu Tugas Dalam Satu Waktu 

Mengerjakan banyak tugas sekaligus (sumber : www.whowillyouempower.com)

Kesalahan yang sering dilakukan adalah mengerjakan banyak tugas dalam satu kesempatan. Alih-alih ingin mengerjakan banyak hal dalam waktu yang lebih sedikit namun yang sering terjadi justru sebaliknya, Anda akan kehilangan banyak waktu. Anda kehilangan waktu ketika Anda beralih fokus dari satu tugas ke tugas lainnya sehingga membuat sebagian besar pekerjaan Anda berantakan.

Ketika Anda mengerjakan banyak tugas dalam satu kesempatan, konsentrasi dan fokus Anda akan terpecah. Walaupun Anda berhasil menyelesaikan banyak tugas tapi mungkin kualitas pekerjaan Anda tidak sebaik ketika Anda hanya fokus pada satu pekerjaan saja.

6. Menjaga Kesehatan dan Kebugaran 

Sempatkan diri berolahraga (sumber : i.huffpost.com)

Waktu adalah uang, tapi waktu tidak akan menjadi uang jika Anda sakit. Itulah mengapa penting bagi Anda untuk juga memperhatikan kesehatan Anda. Segera selesaikan tugas-tugas yang penting dan mendesak kemudian luangkan waktu untuk sepenuhnya memperhatikan diri Anda sendiri. Beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya :

     - Sarapan pagi adalah wajib untuk memberi tubuh Anda energi sampai jam makan siang.
     - Jam istirahat dan makan siang harus Anda gunakan.
     - Beristirahatlah sejenak jika merasa jenuh selama bekerja.
     - Perbanyak minum air putih selama Anda bekerja.
     - Tidur dengan waktu yang cukup.
     - Sempatkan diri untuk berolahraga.
     - Luangkan waktu bersama orang-orang terkasih.

*sumber : http://sodventure.blogspot.com/